Обратная связь

Введите код, указанный на картинке

Этапы подготовки офиса к переезду

Этапы подготовки офиса к переездуПереезд, как и любое достаточно глобальное мероприятие, требует четкого плана действий. В особенности, если переезд касается транспортировки имущества компании в новый офис. И если эта нелегкая задача возложена на ваши плечи, вам стоит заранее позаботиться о том, чтобы вся процедура прошла оперативно и без эксцессов.

 

 

Так для того, чтобы руководство вашей организации осталось полностью довольно вашей же работой, не откладывайте на завтра то, что следовало сделать еще вчера: распланируйте этапы переезда, выберите ответственных лиц или помощников, оформите всю бухгалтерскую отчетность.

Что и когда делать?

Если договор на аренду нового офиса уже заключен или помещение находится в собственности у компании, минимум за месяц до начала переезда сообщите о грядущем событии всем сотрудникам организации. А далее старайтесь придерживаться следующей несложной схемы:

За 3 недели до события:

Займитесь поиском грузоперевозочной компании, подберите несколько вариантов организаций, сравните стоимость и полноту пакета предоставляемых ими услуг.

Ознакомьте руководство с наиболее оптимальными условиями переезда, а также предоставьте ориентировочную смету расходов.

За 2 недели до события:

Вызовите оценщика из выбранной вами компании, оказывающей профессиональные услуги по организации офисных переездов. На месте вы сможете обсудить нюансы мероприятия, а также согласовать итоговую стоимость работ.

Предоставьте договор и смету расходов в бухгалтерию вашей организации.

За неделю до переезда:

Завезите в офис вашей компании упаковочный материал – картонные коробки, стрейч-пленку, пузырчатую пленку, полиэтиленовые мешки, если вы не выбрали такую услугу, как переезд офиса под ключ.

Если же переезд будет организован полностью силами подрядчика, попросите сотрудников вашего офиса прибраться на рабочих местах для того, чтобы не перевозить в новое помещение лишний мусор.

За 3 дня до переезда:

Напомните сотрудникам о грядущем событии, а также свяжитесь с компанией, предоставляющей услуги грузчиков и машины для переезда для уточнения времени начала мероприятия.

 В случае, если вы не выбрали переезд под ключ:

 За 2 дня до переезда:

Предупредите сотрудников о необходимости подготовить свои рабочие места, документацию и личные вещи к переезду (Сообщите людям о том, что они должны прийти в офис в удобной для работы одежде).

За день до переезда:

Попросите сотрудников упаковать личные вещи, а также мужчин, работающих в вашем офисе, разобрать мебель и промаркировать ее детали для дальнейшей перевозки и сборки.

Сделайте опись перевозимого имущества, чтобы ничего не потерять и не забыть.

Промаркируйте хрупкий груз и коробки с оргтехникой.

В день переезда:

Не забудьте проконтролировать процесс переноса и погрузки вещей в машины, а также выгрузку и расстановку мебели в новом офисе.

Ведите строгий учет переносимых коробок, чтобы грузчики случайно не потеряли ценные документы и технику.